Vous avez un poste à ouvrir lundi, un client qui veut « une main courante en bonne et due forme », et le cahier à spirale de l'agence ne fait plus illusion. Ce modèle répond à ce besoin précis : un registre A4 prêt à imprimer, conçu pour être lu par un donneur d'ordre, un assureur ou un tribunal, accompagné d'une notice d'une page à afficher dans la loge.

Télécharger le modèle

Télécharger le modèle de main courante (PDF, deux pages A4)

Le fichier est gratuit, sans inscription. Imprimez la première page autant de fois que nécessaire, reliez les feuilles et numérotez-les : une main courante dont on peut retirer une page ne vaut rien devant qui la conteste. La seconde page, la notice, se punaise à côté du registre.

Le modèle est proposé en PDF pour une raison simple : un registre papier doit être identique d'un poste à l'autre et d'un mois à l'autre. Un tableur que chacun modifie finit avec des colonnes différentes selon les sites, et c'est précisément ce qu'un client remarque.

Ce que contient le modèle

La première page est le registre. En haut, l'en-tête du poste : le site, le poste, la date, les agents en service, le superviseur ou l'astreinte à joindre. Ces cinq informations manquent sur la plupart des cahiers, et ce sont les premières qu'un lecteur extérieur cherche.

Puis dix-huit lignes hautes, adaptées à l'écriture manuscrite, réparties en six colonnes :

  • Heure : celle du constat, à la minute.
  • Événement constaté : le fait, décrit sans interprétation.
  • Lieu : bâtiment, niveau, accès, zone.
  • Personnes, véhicules : identités connues, fonctions, immatriculations, sociétés.
  • Mesures prises : ce que l'agent a fait, qui il a prévenu, à quelle heure.
  • Visa : les initiales de l'auteur de la ligne.

En bas, la relève : l'heure de passation et le visa des deux agents, celui qui part et celui qui arrive. C'est la ligne que les cahiers oublient et celle qui tranche les litiges sur « qui était là à ce moment-là ».

La seconde page rassemble huit règles de tenue du registre. Elles reprennent ce que vous dites déjà à vos agents à chaque prise de poste : l'heure exacte, les faits sans jugement, jamais « RAS » seul, une ligne par événement, les ratures lisibles, la transmission signée. Les avoir sous les yeux, à côté du registre, évite de le répéter.

Comment remplir une ligne

Le modèle ne vaut que par ce qu'on y écrit. Trois lignes prises dans la vie d'un poste montrent la différence entre une main courante qui protège et une main courante qui embarrasse.

Une ronde sans anomalie. La ligne faible dit « 02h00, ronde, RAS ». Elle ne prouve ni le parcours ni l'attention. La ligne utile dit :

02h05 | Ronde intérieure bâtiments A et B, parcours complet, issues de
        secours fermées, local technique B2 verrouillé. Retour au poste 02h31.
      | Lieu : bâtiments A et B | Mesures : néant | Visa : M.D.

L'heure de départ, le parcours, ce qui a été vérifié, l'heure de retour. Si une porte est forcée à 03h00, cette ligne établit qu'elle ne l'était pas à 02h20.

Une alarme. La tentation est d'écrire « alarme intrusion, fausse alerte ». Ce qui compte pour votre client et pour la société de télésurveillance, c'est la chronologie :

23h47 | Alarme intrusion zone 3 (quai de livraison) reçue du
        télésurveilleur. Levée de doute sur place 23h52 : porte du quai
        fermée, aucune trace d'effraction, détecteur volumétrique
        déclenché par un rideau plastique mal fixé.
      | Lieu : quai de livraison, zone 3
      | Mesures : télésurveilleur rappelé 23h58, rideau fixé, signalé
        au superviseur 00h05 pour information du client | Visa : M.D.

Une remise de clés. La ligne qui manque le plus souvent, et celle que l'on cherche le plus quand une clé disparaît :

06h40 | Remise du trousseau n° 4 (accès locaux techniques) à
        M. Lefèvre, technicien de la société de maintenance, badge
        visiteur 12. Restitution prévue en fin d'intervention.
      | Personnes : M. Lefèvre, maintenance | Visa : M.D.
08h15 | Restitution du trousseau n° 4 par M. Lefèvre, trousseau
        complet, replacé dans l'armoire. | Visa : M.D.

Deux lignes, deux heures, une personne identifiée. Sans elles, la disparition d'un trousseau se règle au hasard des souvenirs.

Dans les trois cas, l'auteur écrit ce qu'il a vu et fait, à l'heure où il l'a fait. Un fait noté après coup se signale comme tel (« constat fait à 05h10 pour un fait de 03h40 »). Une opinion (« individu louche », « client de mauvaise foi ») n'a pas sa place dans le registre : elle se retourne contre son auteur le jour où le registre est lu par un tiers.

Ce que le papier ne fait pas

Ce modèle est honnête sur ses limites, et vous les connaissez : elles sont la raison pour laquelle vos clients demandent de plus en plus souvent un rapport par e-mail plutôt qu'un cahier à consulter en loge.

  • L'heure est déclarative. Rien n'empêche d'écrire 02h05 à 02h40. Un registre numérique horodate chaque ligne au moment de la saisie, et cet horodatage ne se modifie pas.
  • L'auteur est une paire d'initiales. Sur un poste tenu à plusieurs, l'identification de l'auteur d'une ligne repose sur la bonne foi.
  • Aucune photo. Une porte dégradée, un véhicule mal garé, un écran d'alarme : sur papier, c'est une phrase. Sur téléphone, c'est une image horodatée.
  • Le rapport se ressaisit. Le compte rendu envoyé au client chaque matin se retape à partir du cahier, avec les oublis et les fautes de recopie que cela suppose.
  • La recherche est manuelle. « Combien d'alarmes sur le quai en trois mois ? » se compte au crayon, page par page.
  • Le cahier est unique. Perdu, taché, emporté par erreur, il emporte l'historique du site avec lui.

Aucune de ces limites ne rend le papier inutile : un registre bien tenu vaut mieux qu'une application mal remplie. Mais chacune pèse un peu plus à mesure que le nombre de sites augmente.

La version numérique

Sentrion est la version numérique de ce registre, dans le téléphone de vos agents et sur le portail web du poste. Les mêmes colonnes, avec ce que le papier ne peut pas faire : chaque ligne est horodatée à la saisie et signée par le compte de l'agent, les photos s'y joignent depuis le téléphone, le rapport de la journée part en PDF à votre client à l'heure que vous choisissez, et l'historique de chaque site se consulte et se filtre depuis votre panel.

Les rondes, les alarmes, les remises de clés et de véhicules, les consignes et la prise de service vivent dans la même application, sur Android et iPhone, y compris sans réseau : ce qui est saisi hors ligne part au retour du réseau. Les journées passées sont figées pour tout le monde, administrateur compris : ce qui a été écrit hier ne se réécrit pas, il se complète par une ligne datée.

Pour voir ce que cela donne sur votre organisation, demandez une démonstration : nous la faisons sur un site de démonstration, avec vos cas. La page main courante pour agent de sécurité détaille le fonctionnement, et le guide complet de la main courante revient sur ce qu'il faut y consigner, à quelle fréquence, et combien de temps la garder.

Questions fréquentes

Le modèle est-il utilisable hors de France ?

Oui. Il ne cite aucun texte ni aucune autorité : il décrit les colonnes qu'un registre d'événements doit tenir pour faire preuve, ce qui vaut en Belgique, en Suisse, au Luxembourg, au Québec ou en Afrique francophone. Les obligations propres à votre pays s'ajoutent, elles ne le remplacent pas.

Faut-il un registre par site ou par poste ?

Un par poste. Deux postes sur le même site (accueil et PC sécurité, par exemple) vivent des événements différents et sont relus séparément. L'en-tête du modèle prévoit les deux mentions.

Combien de temps conserver les pages remplies ?

Au moins la durée que votre contrat et votre assureur exigent, et tant qu'un litige lié à la période reste possible. Les durées varient selon les pays et les contrats : vérifiez celle qui s'applique à vous plutôt que de vous fier à une règle générale.

Peut-on adapter les colonnes ?

Le PDF n'est pas modifiable, c'est voulu : un registre identique d'un poste à l'autre est plus facile à relire et à défendre. Si votre activité exige une colonne de plus (numéro de badge, zone d'alarme), la version numérique la prend en charge, site par site.

Le modèle remplace-t-il le rapport d'événement ?

Non. La main courante est le fil chronologique du poste ; un incident sérieux fait l'objet d'un rapport à part, plus détaillé, qui renvoie à la ligne de la main courante. Notre guide sur la rédaction d'un rapport d'événement explique la différence.