Preuve de passage en ronde : tag NFC, QR code, GPS ou photo ?

Tôt ou tard, un donneur d'ordre pose la question : « votre agent est-il vraiment passé à 3 heures devant l'issue de secours du bâtiment B ? ». La réponse ne se joue pas sur la bonne foi de l'agent. Elle se joue sur ce que vous pouvez montrer, et sur la difficulté qu'il y aurait eu à obtenir la même trace sans être passé.

Ce guide compare les façons de marquer un passage en ronde, dit ce que chacune prouve et ce qu'elle laisse passer, puis donne une méthode pour poser les points d'un site.

Ce qu'une preuve de passage doit établir

Une bonne preuve répond à trois questions, et chacune doit pouvoir être vérifiée par quelqu'un qui n'était pas là.

• Où : l'agent était devant ce point précis, à portée de main de la porte ou du matériel à contrôler.
• Quand : l'heure du passage, relevée au moment même de la validation.
• Qui : l'agent nommé, connecté avec son propre compte.

Une méthode se juge à une seule question : combien d'efforts faut-il pour obtenir la trace sans être passé ? Plus c'est facile, moins la trace vaut quelque chose face à un client exigeant ou à un assureur.

Les méthodes, une par une

La feuille de passage à signer

C'est la méthode historique : une feuille ou un registre fixé au point, que l'agent paraphe avec l'heure. Elle ne coûte rien et tout le monde la comprend.

Ses limites sont connues. L'heure est celle que l'agent écrit, une feuille se remplit d'avance ou après coup, et personne ne la lit avant qu'un incident oblige à la décrocher. Elle reste utile comme rappel visible sur un site sans téléphone, beaucoup moins comme preuve.

Le contrôleur de ronde dédié

Un boîtier ou un bâton électronique que l'agent présente devant des plots fixés aux points de passage. L'heure est relevée par l'appareil, ce qui règle la question de l'heure écrite à la main.

Il faut acheter l'appareil, le recharger, et relever ses données. Sur les modèles les plus simples, le relevé se consulte une fois l'appareil revenu au poste, si bien qu'une ronde manquée se découvre le lendemain. Il ne porte ni photo ni constat écrit : une anomalie trouvée en route repart sur la main courante, à part.

Le QR code

Un code imprimé et collé au point, que l'agent scanne avec la caméra de son téléphone. Le coût est quasi nul et la mise en place prend une heure.

La faiblesse est dans la nature du code : c'est une image. Une photo du QR, prise une fois lors de la première ronde, se scanne ensuite depuis n'importe où, y compris depuis le poste de garde. Un QR prouve que quelqu'un a eu le code sous les yeux, à un moment donné. Pour une ronde de vérification interne, c'est suffisant ; pour prouver un passage à un client, c'est la méthode la plus facile à contourner.

Le tag NFC

Une petite puce passive, sans pile, collée au point. L'agent approche son téléphone à quelques centimètres et l'application lit l'identifiant du tag. La plupart des smartphones récents savent le faire, sur Android comme sur iPhone.

C'est la méthode qui demande le plus d'efforts pour être contournée : le tag ne se lit qu'au contact, et sa photo ne sert à rien. Ses limites sont matérielles. Un tag peut être arraché ou abîmé, ce qui demande une procédure de repli (voir plus bas), et sur une surface métallique il faut un tag prévu pour le métal, sans quoi la lecture devient capricieuse.

La position GPS

Le téléphone enregistre sa position au moment de la validation, et la distance au point attendu se calcule. C'est la bonne méthode pour les grands espaces extérieurs : parkings, dépôts, clôtures de chantier, rondes en voiture entre plusieurs sites.

En intérieur, ou entre des bâtiments hauts, la position peut se tromper de plusieurs dizaines de mètres. Elle ne dit pas devant quelle porte se trouvait l'agent dans un couloir. Elle doit donc rester un indice enregistré, et ne jamais bloquer une ronde parce que le signal est mauvais : un agent empêché de valider finit par ne plus faire la ronde.

La photo

L'agent photographie ce qu'il constate au point : une porte fermée, un compteur, un rideau métallique, une vitre intacte. La photo est d'abord une preuve d'état, et souvent la seule que le client comprenne sans explication.

Seule, elle a une faiblesse : une photo de porte ressemble à une autre photo de la même porte. Elle prend toute sa valeur prise dans l'application, au moment de la validation, et associée à un tag ou à une position.

Le tableau de synthèse

Combiner selon le point

Aucun site n'a besoin de la même exigence partout. Réservez les preuves fortes aux points qui comptent pour votre client, et gardez des rondes rapides ailleurs.

• Issue de secours, local technique, accès au toit : tag NFC, et un commentaire quand un état est à relever (voyant, température, porte forcée).
• Vitrine, caisse, salle des serveurs : tag NFC et photo, pour montrer l'état au moment du passage.
• Parking, aire de stockage, clôture : position GPS avec un rayon adapté à la taille de la zone, et photo en cas d'anomalie.
• Ronde en voiture entre plusieurs sites : position à chaque arrêt, et tag NFC au point principal de chaque site.

Limitez les points à ceux que le client lira dans le rapport : au-delà, l'agent finit par valider sans regarder.

Poser les tags d'un site

La pose décide de la valeur de la ronde. Un tag mal placé se valide sans faire le parcours.

1. Placez chaque tag au bout de ce qu'il faut parcourir. Un tag posé au début du couloir permet de valider sans parcourir le couloir.
2. À hauteur de main, accessible sans détour, pour que la validation prenne deux secondes. Un tag difficile à atteindre finit contourné.
3. Discret et facile à trouver pour l'agent : à l'intérieur d'un encadrement de porte, sous une tablette, à côté d'un panneau d'affichage.
4. Sur le métal, un tag prévu pour le métal. Testez la lecture après la pose, sur Android et sur iPhone si vos agents ont les deux.
5. Nommez chaque point comme l'agent le dit : « Issue de secours est, bâtiment B » se comprend dans un rapport ; « Point 7 » oblige le client à chercher.
6. Testez toute la ronde une fois sur place, téléphone en main, avant de la confier aux équipes.
7. Gardez la liste des tags posés et vérifiez-la à chaque changement de prestation ou de plan du site.

Quand un tag est arraché

Il le sera un jour. Ce qui compte est que la ronde continue et que la trace reste honnête.

• La ronde continue. L'agent valide le point en mode de repli : une photo de l'emplacement, sa position, et un motif (tag arraché, illisible, absent).
• Le superviseur vérifie ces validations de repli et fait remplacer le tag.
• Le rapport les montre comme telles, à part des points validés au tag : c'est ce qui rend le reste du rapport crédible.

Un tag qui disparaît souvent au même endroit est lui-même une information : remontez-la au client.

Ce que le rapport doit montrer

Une bonne preuve ne sert à rien si le rapport la noie. Pour chaque point, le donneur d'ordre doit voir l'heure, la méthode de validation, et ce qui sort de l'ordinaire : un point manqué, un point validé en repli, un point validé hors de l'ordre prévu. Le rapport de ronde commenté détaille les mentions qu'un client attend et la façon d'écrire une anomalie.

Avec Sentrion

Dans l'application Sentrion Agent, sur Android et iPhone, chaque point d'une ronde a ses propres exigences, combinables : tag NFC, position avec un rayon de 10 à 500 mètres, photo, commentaire. La position est enregistrée sans jamais bloquer l'agent, qui voit en direct s'il est dans la zone. Un tag arraché se remplace par une validation de repli avec photo, position et motif, que le superviseur vérifie.

Un tag d'un autre point de la ronde, scanné en route, valide ce point-là et le marque hors de l'ordre prévu. Les rondes se font dans un ordre libre ou imposé, à heure fixe ou tirées au hasard dans une plage horaire, et continuent sans réseau. Le rapport quotidien part en PDF à l'heure que vous choisissez, vers votre superviseur ou votre client. La page Rondes montre le parcours complet.

Pour voir une ronde validée au tag et le rapport qui en sort, demandez une démonstration.

Questions fréquentes