SENTRION
Conformité des agents de sécurité
Une carte professionnelle expirée découverte le jour d'un contrôle, un agent affecté à un poste qui exige une qualification qu'il n'a plus : ce sont des erreurs de suivi, pas de compétence. Sentrion les rend visibles avant qu'elles coûtent.
Le problème : des échéances dispersées
Dans la plupart des entreprises de sécurité privée, les qualifications des agents vivent dans un classeur, un tableur ou la mémoire du responsable d'exploitation. Une carte professionnelle par-ci, un diplôme SSIAP par-là, une visite médicale dont personne ne connaît la date. Tant que tout va bien, ça tient. Le jour d'un contrôle, d'un audit client ou d'un incident sur un poste qui exigeait une habilitation, la question devient : qui savait, et depuis quand ?
La conformité des agents n'est pas un sujet juridique abstrait, c'est un sujet d'exploitation : quel agent peut tenir quel poste, aujourd'hui, avec quelles pièces à jour.
Le suivi de chaque agent
- Des documents typés. Carte professionnelle ou autorisation d'exercer, SSIAP 1, 2 et 3, SST, habilitation électrique, permis de conduire, visite médicale, agrément cynophile, et les types que vous créez pour votre activité.
- Un numéro, des dates, un organisme. Date de délivrance, date d'expiration (ou aucune pour un document sans échéance), organisme émetteur, note libre.
- Un justificatif. Le scan de la carte ou du diplôme, en image ou en PDF, stocké chiffré et lisible depuis la fiche de l'agent, jamais exposé publiquement.
- Un historique. Plusieurs documents du même type coexistent : le renouvellement s'ajoute, l'ancien reste, c'est l'échéance la plus lointaine qui compte.
Chaque agent a un statut lisible d'un coup d'œil : conforme, à renouveler, non conforme, avec la liste exacte de ce qui manque ou expire.
Des exigences par site, pas une liste unique
Un poste de PC sécurité en établissement recevant du public n'exige pas la même chose qu'une ronde de nuit sur un parking. Sentrion vous laisse définir, site par site, les qualifications requises : SSIAP 2 ici, habilitation électrique là, rien de particulier ailleurs. La carte professionnelle, elle, est exigée partout par défaut.
Le statut d'un agent se calcule alors pour chaque site où il est affecté. Un même agent peut être conforme pour un site et non conforme pour un autre : c'est la réalité du terrain, et c'est ce que vous voyez.
Un planning qui avertit, sans jamais bloquer
Quand vous posez une vacation, Sentrion croise l'agent, le site et la date : si un document exigé manque ou sera expiré ce jour-là, la fenêtre l'indique avant que vous validiez, la vacation est marquée dans le planning, et un message vous le rappelle après l'enregistrement. Rien n'est refusé : vous connaissez vos contraintes, vous décidez.
La duplication d'une semaine, le changement d'agent, le changement de site : chaque geste refait le calcul. Un document renouvelé dans la fiche de l'agent lève l'avertissement immédiatement.
Des alertes avant l'échéance
Vous choisissez les destinataires et les seuils (par défaut deux mois, un mois et une semaine avant). Chaque matin, un récapitulatif liste les documents expirés et ceux qui approchent de leur échéance, agent par agent. Une seule alerte par seuil et par document : pas de rafale, et un renouvellement relance le cycle. Le tableau de bord du panel affiche le même compteur en permanence.
Les limites du module
- Il ne vérifie pas la validité d'un document auprès d'une autorité : il trace ce que vous saisissez et vous alerte. Le contrôle réglementaire reste celui de l'employeur.
- Il n'impose aucune durée de validité : les règles varient selon le pays (France, Belgique, Suisse, Luxembourg, Québec) et selon le document. Vous saisissez la date portée par la pièce.
- Il ne bloque jamais une affectation : un avertissement clair vaut mieux qu'un verrou contourné.
Mettez vos qualifications à jour en une après-midi
Créez vos agents, saisissez leurs documents, définissez les exigences de vos sites : le planning fait le reste.
Essayer Sentrion Voir les tarifsQuestions fréquentes
Sentrion vérifie-t-il la validité d'une carte professionnelle auprès de l'autorité ?
Non. Sentrion enregistre ce que vous saisissez (numéro, dates, justificatif), calcule les échéances, vous alerte et avertit dans le planning. La vérification auprès de l'autorité compétente reste la responsabilité de l'employeur.
Quels documents peut-on suivre ?
Carte professionnelle ou autorisation d'exercer, SSIAP, SST, habilitation électrique, permis de conduire, visite médicale, agrément cynophile, et tout type que vous créez : chaque document a un numéro, des dates, un organisme et un justificatif optionnel.
Que se passe-t-il si un agent non conforme est planifié ?
Le planning l'affiche et vous avertit au moment de l'affectation, sans rien bloquer : c'est vous qui décidez. La vacation est marquée, et un récapitulatif e-mail signale les documents expirés ou proches de l'échéance.
Que se passe-t-il quand la carte professionnelle d'un agent expire ?
Le document passe en « expiré » dans le registre, l'agent apparaît non conforme sur les sites qui exigent ce document, et le planning vous avertit à chaque affectation, sans rien bloquer. Vous saisissez la nouvelle carte avec ses dates dès qu'elle est délivrée : l'agent redevient conforme aussitôt.
Comment savoir qu'une échéance approche avant qu'il ne soit trop tard ?
Vous réglez vos paliers d'avertissement, en jours avant l'échéance, pour l'ensemble de votre registre. À chaque palier franchi, un récapitulatif par e-mail liste les documents concernés, agent par agent ; le tableau de bord signale ceux qui expirent bientôt, et le planning le mentionne quand vous placez l'agent. Le temps de refaire une demande auprès de l'autorité se garde ainsi devant vous.
Le module fonctionne-t-il hors de France ?
Oui. Les types de documents sont génériques et personnalisables : carte professionnelle en France, carte d'identification en Belgique, autorisation cantonale en Suisse. Vous saisissez la date portée par le document, Sentrion n'impose aucune durée.
Les justificatifs comptent-ils dans mon espace de stockage ?
Oui, comme les photos de rondes. Les images sont recompressées, les PDF stockés tels quels, le tout chiffré au repos et décompté de l'espace inclus dans votre abonnement.