SENTRION
Qui est responsable de vos données
Le rôle de Sentrion dépend de la donnée concernée.
Données saisies dans le service
Main courante, registres du poste, rondes, planning, comptes des agents, photos : l'entreprise qui utilise Sentrion en est responsable de traitement. Sentrion les traite pour son compte, en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.
Ce traitement est encadré par l'accord de sous-traitance, accepté à la souscription.
Relations commerciales de Sentrion
Demandes reçues par les formulaires du site, abonnement et facturation, prospection entre professionnels, mesure d'audience du site : Sentrion en est responsable de traitement.
L'identité complète de Sentrion figure dans les mentions légales.
Le rôle de l'entreprise cliente
- Définir les finalités du traitement et sa base légale.
- Informer les personnes concernées : agents, visiteurs, intervenants.
- Répondre aux demandes d'exercice des droits.
- Tenir son registre des traitements.
Ce à quoi Sentrion s'engage comme sous-traitant
- Traiter les données sur la seule instruction du client.
- Mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans l'accord de sous-traitance.
- Notifier le client en cas de violation de données.
- L'assister dans ses réponses aux demandes des personnes concernées.
- Se prêter aux audits prévus par l'accord.
Données traitées pour le compte de nos clients
Le tableau résume les données que le service enregistre, selon les modules activés par le client. La liste détaillée figure à la section 3 de l'accord de sous-traitance.
| Domaine | Données | Finalité |
|---|---|---|
| Comptes des utilisateurs | Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, téléphone, identifiant, rôle, sites attribués. Le mot de passe n'est conservé que sous forme hachée. | Accès au service, attribution des saisies à leur auteur |
| Appareils et connexions | Connexions, adresse IP, empreinte technique de l'appareil, jeton de notification du téléphone | Sécurité des accès, envoi des notifications |
| Main courante | Événements horodatés, remarques, photos et pièces jointes, consignes, alarmes, alertes | Tenue du journal du site |
| Registres du poste | Équipe en service, passages de personnes, véhicules, clés, badges, livraisons, permis feu : nom des personnes concernées, heures, motif | Traçabilité des accès et des remises |
| Objets trouvés | Description, lieu et heure de découverte, photo facultative, nom de la personne à qui l'objet est rendu | Suivi des objets et de leur restitution |
| Rondes | Points de contrôle validés, photos, remarques, position GPS au pointage. La distance parcourue est calculée sur le téléphone : seule la distance est transmise, et la mesure se désactive pour chaque ronde. | Preuve d'exécution des rondes |
| Planning et prise de service | Vacations, absences avec le motif choisi par le client et sans pièce médicale, taux horaire, heure et position GPS à la validation d'une prise de service planifiée | Organisation du travail, preuve de présence sur site |
| Vacations de tournée | Heures de début et de fin, relevé du compteur kilométrique, véhicule utilisé, photo facultative du compteur. Aucune position n'est collectée. | Suivi des durées et des kilomètres |
| Protection de l'agent sur les sites où elle est activée | Sessions de protection, réponses aux rappels, alertes et leur prise en charge, position au moment de l'alerte uniquement. Sur Android, les capteurs de mouvement sont analysés sur le téléphone : leurs mesures ne sont ni transmises ni conservées. | Alerte des superviseurs et de l'astreinte |
| Conformité des agents | Type de document, numéro, organisme, dates de délivrance et d'expiration, copie déposée par le client | Suivi des documents et de leurs échéances |
| Devis et factures | Coordonnées des clients de l'entreprise, lignes et montants. Pour un devis accepté en ligne : nom de la personne, date et adresse IP. | Établissement des devis et des factures de l'entreprise |
| Attestations de formation programme Fondation Sentrion | Nom et prénom de l'élève, nom du formateur, modules suivis, date de délivrance, numéro d'attestation. La page de vérification ouverte par le QR code n'affiche aucun nom. | Délivrance et vérification des attestations |
| Sites | Nom, adresse et coordonnées géographiques du site | Localisation du site, alertes météo |
Personnes concernées
- Les salariés et intervenants de l'entreprise cliente : agents, superviseurs, administrateurs.
- Les personnes dont l'identité est saisie dans un registre : visiteurs, porteurs de badge ou de clé, conducteurs, destinataires de colis, intervenants d'un permis feu.
- Les personnes qui apparaissent sur une photo ou dans un rapport.
- Les contacts des clients de l'entreprise, pour le module Devis et factures.
- Les élèves et les formateurs des établissements qui utilisent le programme Fondation Sentrion.
Base légale
Elle est déterminée par l'entreprise cliente, responsable de traitement. Il s'agit en règle générale de l'exécution du contrat pour les comptes, de son intérêt légitime à assurer la sécurité d'un site et à en garder la trace pour la main courante, les registres et les rondes, et de l'obligation de sécurité de l'employeur pour la Protection de l'agent.
Données dont Sentrion est responsable
Ces données servent à vous répondre, à ouvrir et suivre votre essai ou votre abonnement, à vous facturer et à protéger le service. Elles ne sont ni vendues ni louées.
| Traitement | Données | Base légale |
|---|---|---|
| Demandes de contact et de démonstration, bulle « Une question ? » | Nom, société, adresse e-mail, téléphone si vous l'indiquez, votre message, la campagne par laquelle vous êtes arrivé sur le site | Mesures prises à votre demande avant la conclusion d'un contrat |
| Abonnement et facturation | Raison sociale, SIRET, numéro de TVA, adresse de facturation, adresse e-mail de l'administrateur, formule et options souscrites. Le paiement par carte est traité par Stripe : Sentrion ne conserve aucun numéro de carte. | Exécution du contrat, obligation légale pour les factures |
| Prospection entre professionnels | Adresse professionnelle publique d'une société de sécurité | Intérêt légitime. Une réponse « STOP » met fin aux envois, définitivement. |
| Sécurité du service | Journal de sécurité : connexions, échecs de connexion, accès refusés, adresse IP | Intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs |
| Mesure d'audience | Pages consultées et événements d'usage, décrits à la section Cookies et mesure d'audience | Intérêt légitime à suivre la stabilité du service et à améliorer le produit |
Durées de conservation
Les durées sont les mêmes pour toutes les formules. Elles reprennent la section 9 de l'accord de sous-traitance.
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Saisies du service main courante, registres, rondes effectuées, rapports, planning, documents de conformité, devis et factures de l'entreprise | Pendant la durée du contrat. Le client peut effacer plus tôt les saisies d'un site depuis son panel. |
| Photos | Pendant la durée du contrat. Le client peut les effacer plus tôt, par site et par période. |
| Alertes et sessions de la Protection de l'agent | 90 jours après la clôture de l'alerte ou la fin de la session, puis suppression automatique |
| Compte utilisateur supprimé | Dès la suppression, l'accès au compte est coupé et l'adresse e-mail, le téléphone, l'identifiant et le mot de passe sont effacés. Si le client a accepté la version 2.0 de l'accord de sous-traitance, le nom de l'agent reste associé à ses saisies pendant leur conservation, et le client peut demander son remplacement par « Agent supprimé ». Avec une version antérieure, ce remplacement est automatique lors de la suppression du compte. |
| Journal des actions des sites | 15 jours |
| Journal de sécurité | 12 mois minimum |
| Fin du contrat | Export en autonomie pendant 30 jours après la fin de l'abonnement. Les données sont ensuite supprimées au plus tard 60 jours après la fin du contrat, et 120 jours pour les sauvegardes. |
| Données de facturation de l'abonnement | 10 ans, au titre des obligations comptables |
| Récépissés d'export et d'effacement | Durée du contrat, puis 5 ans |
| Demandes de contact et échanges par la bulle | Supprimés 90 jours après le dernier échange lorsqu'ils sont restés sans suite. Si un essai ou un abonnement s'ensuit, la demande suit la relation commerciale. |
Les PDF de rondes ne sont pas stockés : ils sont générés à la demande à partir des saisies conservées.
Vos droits
Le RGPD vous donne un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur les données qui vous concernent. La voie à suivre dépend de qui est responsable du traitement.
Données saisies dans le service
Adressez votre demande à l'entreprise qui utilise Sentrion : votre employeur si vous êtes agent, l'entreprise qui tient le registre si vous êtes visiteur ou intervenant.
Elle dispose dans son panel des fonctions nécessaires pour y répondre. Si vous écrivez à Sentrion, nous orientons votre demande vers elle et l'assistons pour y répondre.
Données dont Sentrion est responsable
Écrivez à [email protected].
Nous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé pour une demande complexe comme le prévoit le RGPD. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.
| Droit | Article du RGPD | Dans Sentrion |
|---|---|---|
| Accès | Article 15 | Sur demande. Le client exporte les documents d'un site et d'une période depuis son panel. |
| Rectification | Article 16 | Un administrateur du client corrige un compte depuis son panel. |
| Effacement | Article 17 | Suppression d'un compte, dont les identifiants sont effacés aussitôt. Effacement des photos ou des saisies d'un site par le client, après validation par un second administrateur. |
| Limitation | Article 18 | Sur demande |
| Portabilité | Article 20 | Export des documents PDF d'un site et d'une période, en une archive téléchargeable |
| Opposition | Article 21 | Sur demande. Pour la prospection, une réponse « STOP » suffit. |
| Décision automatisée | Article 22 | Sentrion ne prend aucune décision automatisée à votre égard et ne pratique aucun profilage. |
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre pays. En France, il s'agit de la CNIL.
Sécurité
Les mesures techniques et organisationnelles sont décrites à la section 7 de l'accord de sous-traitance et sur la page Sécurité et conformité. En résumé :
- Chiffrement en transit : HTTPS obligatoire sur tous les domaines du service.
- Chiffrement au repos : la base de données et les fichiers déposés sont chiffrés en AES-256.
- Mots de passe : conservés sous forme hachée uniquement.
- Séparation des données : chaque donnée est rattachée à une entreprise et à un site, et le droit d'y accéder est vérifié à chaque requête.
- Sauvegardes : quotidiennes, chiffrées, répliquées hors site en France, avec un exercice de restauration chaque trimestre.
- Application mobile : code d'accès à l'ouverture, appareil révocable à distance depuis le panel du client.
Sous-traitants et transferts
Les données du service et leurs sauvegardes sont hébergées en France. Aucune donnée personnelle n'est transférée vers un pays tiers qui ne bénéficie pas d'une décision d'adéquation.
| Sous-traitant | Rôle et données | Localisation et encadrement |
|---|---|---|
| OVHcloud SAS | Hébergement des serveurs, du stockage et des sauvegardes | France |
| Cloudflare, Inc. | Acheminement et protection du trafic, protection des formulaires du site contre les robots. Cloudflare traite l'adresse IP et les métadonnées de connexion, sans héberger les données déposées dans le service. | Réseau mondial ; société établie aux États-Unis, certifiée au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis, clauses contractuelles types |
| Stripe Payments Europe Ltd | Paiement en ligne de l'abonnement : données de facturation et de paiement du client | Irlande. Le groupe Stripe peut traiter ces seules données aux États-Unis, sous le même cadre et les mêmes clauses. |
| OpenStreetMap Foundation | Géocodage de l'adresse d'un site saisie dans le panel. Fonds de carte des pages de rondes et de preuves de passage, chargés par le navigateur de l'utilisateur, ce qui transmet son adresse IP. | Royaume-Uni, couvert par une décision d'adéquation de la Commission européenne |
| Apple Inc. météo des sites | Module optionnel, désactivé par défaut : coordonnées du site arrondies au kilomètre | États-Unis. Aucune donnée personnelle n'est transmise. |
| Google LLC notifications sur Android | Jeton de l'appareil et texte court de la notification : nature de l'événement, prénom et initiale de l'agent, site et emplacement, heure. La position GPS et le numéro d'astreinte ne sont jamais transmis. | États-Unis ; cadre de protection des données UE-États-Unis, clauses contractuelles types |
| Apple Inc. notifications sur iPhone | Les mêmes notifications, avec les mêmes données | États-Unis ; cadre de protection des données UE-États-Unis, clauses contractuelles types |
Toute modification de cette liste est notifiée aux clients par e-mail, avec un préavis de 30 jours.
Cookies et mesure d'audience
Cookies
Les pages d'information du site ne déposent aucun cookie. Les pages qui portent un formulaire et les espaces connectés déposent un cookie de session, nécessaire à la sécurité du formulaire et au maintien de votre connexion. Strictement nécessaire au service, il est dispensé de consentement.
La bulle « Une question ? » garde l'identifiant de votre conversation dans votre navigateur, pour vous permettre de la reprendre.
Les formulaires de contact et de démonstration sont protégés contre les robots par un service de Cloudflare, chargé depuis ses serveurs : il reçoit votre adresse IP et des informations techniques sur votre navigateur.
Sentrion n'intègre aucun outil de mesure d'audience ou de publicité d'un tiers et ne dépose aucun cookie publicitaire.
Mesure d'audience
La fréquentation du site est mesurée par un outil interne, hébergé en France. Pour chaque page vue, il enregistre la page, la provenance et le type de navigateur. L'adresse IP n'est pas enregistrée : elle sert à calculer un condensé technique renouvelé chaque jour, qui permet de compter les visiteurs d'une journée. Ces données sont conservées 13 mois.
Dans l'application et les espaces connectés, des événements d'usage sont enregistrés avec le compte concerné : ouverture de l'application, type d'action effectuée, version utilisée. Ils servent à suivre la stabilité du service et à améliorer le produit, et sont conservés 13 mois.
En cas de violation de données
Une violation de données personnelles est un accès non autorisé, une perte, une destruction ou une altération de ces données.
- Sentrion en évalue la nature et la portée.
- Le client concerné est notifié dans un délai maximal de 48 heures après que Sentrion en a pris connaissance, afin qu'il puisse prévenir son autorité de contrôle dans le délai prévu par le RGPD.
- Sentrion l'assiste pour informer les personnes concernées lorsque le risque est élevé.
- La violation et les mesures prises sont documentées.
Contact
Pour toute question sur vos données personnelles ou pour exercer vos droits auprès de Sentrion : [email protected].
Documents liés : accord de sous-traitance, sécurité et conformité, confidentialité de l'application, conditions générales, mentions légales.