Guide SENTRION

Enregistrement en temps réel

Vos agents enregistrent toutes les informations directement dans la main courante numérique :

• Agents en service (PDS) avec heures de début et fin
• Passages de sociétaires (arrivées, pauses, courses)
• Visiteurs et clients personnels
• Gestion des véhicules (entrées/sorties)
• Gestion des clés
• Rapports d'événements avec photos

Journée opérationnelle

La main courante fonctionne sur une base journalière standard :

• Journée de minuit à minuit : chaque jour de service va de 00h00 à 23h59
• Reporting au lendemain : les données sont organisées par jour calendaire
• Suivi automatique des agents : enregistrement des prises et fins de service
• Indicateurs visuels : suivi clair de l'état de service de chaque agent

Export et rapports

Générez facilement vos documents officiels :

• Export PDF de la main courante quotidienne
• Rapports d'événements avec photos intégrées
• Audits et statistiques détaillées
• Archivage automatique par année et mois

Logs d'audit

Traçabilité complète de toutes les actions :

• Enregistrement automatique de toutes les actions (PDF, rapports, suppressions)
• Consultation par le gestionnaire de site via le panel admin
• Filtres par type d'action, utilisateur et date
• Rétention 15 jours (rotation automatique) : la preuve longue durée, ce sont le journal et ses exports PDF

Système de consignes

Gestion des consignes et instructions par site :

• Création de consignes par agents et superviseurs
• Thèmes prédéfinis : feu, sécurité, accès, autre
• Édition et suppression réservées aux superviseurs
• Suivi des consignes nouvelles et lues
• Isolation logique stricte par site

Journal complet

Historique consolidé de toutes les activités du site :

• Vue unifiée : toutes les activités en un seul endroit
• Rondes : départ, retour, anomalies signalées
• Clés et véhicules : prises et remises avec destinataire
• Passages : visiteurs, clients, sociétaires
• Filtres avancés : par type d'activité, date, recherche textuelle
• Pagination : navigation fluide même sur de longues périodes
• Export PDF : journal complet exportable pour archivage

Suivi des séjours

Report automatique des visiteurs en séjour prolongé :

• Détection automatique : les visiteurs sans sortie sont reportés au jour suivant
• Idéal pour villas/résidences : suivi sur plusieurs jours sans ressaisie
• Badge visuel : "Séjour J3" indique clairement la durée de présence
• Inclus dans le PDF : tracé automatiquement même sans action de l'agent
• Sortie facile : bouton dédié pour clôturer le séjour

Effectifs en temps réel

Compteur instantané des personnes présentes sur site :

• Compteur global : nombre total de personnes visibles immédiatement
• Détail par catégorie : agents, sociétaires, clients/personnels
• Liste des noms : accessible en un clic pour identification rapide
• Info critique : essentiel en cas d'évacuation ou pour les pompiers
• Mise à jour temps réel : calcul basé sur les entrées/sorties enregistrées

Traitement des alarmes

Suivi complet des alarmes de la réception à la résolution :

• 7 types d'alarmes : intrusion, incendie, technique, panique, ascenseur, GTC/GTB, autre
• Actions traçables : appel forces de l'ordre, pompiers, secours médicaux, client, responsable, levée de doute, intervention sur site
• Workflow de statut : Reçue, En cours de traitement, Résolue : suivi chronologique complet
• Historique détaillé : chaque alarme est horodatée avec l'agent, les actions entreprises et les observations
• Intégré aux statistiques : graphiques par type, période et statut dans le dashboard analytics

Armement de zones & mise hors circuit

Pilotage en temps réel des états de sécurité du site :

• Armement de zones : nom de la zone, motif, heure, agent : bilan visuel des zones encore actives transverse aux jours
• Désarmement : qui a désarmé, quand, motif optionnel
• Mise hors circuit d'un élément : motif détaillé, horodatage et agent identifiés
• Remise en circuit : entreprise intervenante obligatoire, motif de l'intervention, traçabilité complète
• Re-armement : chaque cycle est conservé en historique (pas d'écrasement)
• Intégré au PDF du jour et au journal complet avec filtres dédiés

Checklists d'ouverture, fermeture & contrôle

Standardisez vos contrôles répétitifs avec un format guidé :

• Catégories libres : ouverture de site, fermeture, contrôle technique, relevé de compteur, inspection véhicule…
• Items typés : booléen (oui/non), numérique avec plage attendue (température, jauge), texte libre, photo
• Détection automatique des hors-plage : un relevé en dehors des seuils déclenche un flag visuel
• Workflow d'exécution complet : démarrage, items un par un, validation finale ou abandon motivé
• Anomalies remontées : webhook sortant + notification superviseur en temps réel
• Historique consultable : intégré au journal complet, filtre dédié, agent et site identifiés

Permis Feu

Formalisez l'autorisation des travaux à chaud (soudure, meulage, oxycoupage…) :

• Champs obligatoires : société et nom du bénéficiaire, période de validité (de / à), description précise des travaux
• Mesures de prévention cochables : accompagnement, entreprise certifiée, ronde de contrôle, protection de la zone, matériel adéquat (extincteur), autre (avec texte libre)
• PDF imprimable 1 page A4 avec mesures cochées, valable pour signature physique
• Inscription automatique dans la main courante du jour à l'édition (traçabilité native)
• Permis immutable : une fois créé, il ne peut plus être modifié : annulation possible avec motif (gérée par admin)
• Archive paginée et filtrable par date, statut (actif / expiré / annulé) ou bénéficiaire
• Module activable par site : toggle dédié dans le panel admin selon les besoins du site

Planning des équipes

Planifiez vos agents et préparez la paie, sans tableur à côté :

• Grille multi-sites, multi-agents : vues semaine, mois et année, création d'une vacation en un clic sur la grille
• Programmes personnalisables : travail, formation, mission, congé, repos... et vos propres catégories avec couleur
• Heures ventilées automatiquement : nuit (fenêtre configurable), dimanches et jours fériés français calculés
• Taux horaires et coûts : coût par agent et par période, majorations cumulées, export CSV prêt pour la paie
• Outils du quotidien : duplication de semaine, création multi-jours, chevauchements signalés sans jamais bloquer
• Chaque agent voit son planning : dans son application mobile et sur son portail web, en lecture seule

Tournées multi-sites (rondiers)

Pour les entreprises d'intervention dont les agents couvrent plusieurs sites :

• Itinéraire ordonné : sites dans l'ordre de passage, rondes sélectionnées site par site
• Assignation souple : à un rondier précis ou à toute la patrouille, avec jours d'activité
• Vue dédiée dans l'app : l'agent voit sa tournée, son avancement et lance ses rondes site après site
• Récapitulatif de vacation : PDF envoyé automatiquement en fin de tournée aux destinataires choisis
• Preuves conservées : passages NFC, photos et horodatages consultables par site

Contrôle de vigilance

S'assurer qu'un agent seul, surtout la nuit, va bien et peut répondre :

• Contrôles à horaires aléatoires dans une plage définie par le client (ex. 22h00 à 06h00)
• Réponse en un geste : bannière dans l'application, l'agent confirme d'un appui
• Relance automatique puis contrôle marqué manqué si aucune réponse dans la fenêtre
• Tout est journalisé : confirmations, délais de réponse et manqués, consultables par le superviseur
• Activable site par site depuis le panel entreprise, sans intervention de Sentrion

Base de données sécurisée

Vos données sont stockées dans une base de données professionnelle, hébergée sur des serveurs OVH en France. Chaque jour de service est enregistré séparément pour faciliter l'archivage et la recherche.

Isolation par site

Chaque site dispose de ses propres données isolées. Les agents ne peuvent accéder qu'aux données de leur site assigné, garantissant une confidentialité totale.

Sauvegarde automatique

Chaque écriture est persistée immédiatement en base. Sauvegardes complètes quotidiennes vers un stockage hors-serveur chiffré, avec rétention pour permettre une restauration rapide en cas d'incident.

VPS scalable

Infrastructure hébergée sur VPS OVH avec possibilité d'augmentation des ressources (CPU, RAM, stockage) selon les besoins.

Architecture modulaire

Chaque service est isolé dans son propre environnement cloisonné. Mise à l'échelle indépendante des composants et déploiement sans interruption pour les agents.

Monitoring en temps réel

Surveillance continue des ressources système (CPU, RAM, disque) pour détecter et anticiper les besoins d'optimisation.

CDN Cloudflare

Pic de charge absorbable grâce au CDN Cloudflare qui distribue le trafic et réduit la charge sur le serveur principal.

Protection Cloudflare (DNS, CDN, protection DDoS, WAF, HTTPS)

Notre infrastructure est protégée par Cloudflare, leader mondial de la sécurité web :

• Protection DDoS : attaques par déni de service bloquées automatiquement
• Firewall applicatif (WAF) : filtrage intelligent du trafic malveillant
• CDN global : performances optimales et latence réduite
• DNS sécurisé : résolution rapide et protégée
• Chiffrement HTTPS automatique : certificats SSL/TLS gérés automatiquement
• Protection bot : détection et blocage des bots malveillants